Các phương pháp Phân tích công việc
1.Phương pháp làm bản câu hỏi:
Ở phương pháp này nhà quản trị gởi các câu hỏi đến các đối tượng có liên quan đến việc tìm hiểu các thông tin cho việc phân tích công việc. Các đối tượng mà các nhà quản trị thường đề nghị họ cung cấp thông tin bao gồm:
-Người đảm nhận công việc
-Người giám sát công việc
-Chuyên gia phân tích công việc
-Một nhóm những người với cùng một chức danh công việc.
Tất nhiên không nhất thiết là tất cả các nhân viên đều phải điền vào bản câu hỏi. Người ta có thể chọn một cách ngẫu nhiên cho từng chức danh công việc. Điều đó giúp chúng ta giảm bớt khối lượng thông tin cần xử lý mà vẫn bảo đảm độ chính xác cho phép. Tất nhiên ta có thể phải xác nhận sự đúng đắn của các câu trả lời trong giai đoạn quan sát của nghiên cứu này.
Trong bản câu hỏi ngoài những chi tiết cơ bản như tên tuổi, phòng ban, chức vụ … người chịu trách nhiệm mô tả cần phải mô tả toàn bộ nhiệm vụ, mục đích công việc , khối lượng công việc hoặc số sản phẩm …
Bản câu hỏi phân tích công việc thường đề cập đến các vấn đề sau đây:
-Thông tin chung về vị trí công việc
-Giám sát và chịu sự giám sát
-Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp
-Sử dụng ngôn ngữ
-Sử dụng thị giác và các giác quan khác
-Các quyết định quản lý và kinh doanh
-Các giao tiếp nội bộ và bên ngoài
-Các cuộc họp mà bạn tham dự , làm chủ tọa hoặc làm người dẫn chương trình
-Các hoạt động thể chất
-Sử dụng thiết bị , máy móc và dụng cụ
-Các điều kiện môi trường
-Các đặc tính khác của công việc
Tuy nhiên phương pháp này có những trở ngại, hạn chế:
- Công nhân không thích điền vào bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời đầy đủ.
- Cả công nhân lẫn cấp điều hành không có nhiều thời gian để xử lý bản câu hỏi.
Sau đây là những câu hỏi thường áp dụng để thu thập thông tin cho việc Phân tích công việc:
1.Anh (chị) hãy mô tả một ngày làm việc thông thường?
2.Những trách nhiệm chính trong công việc là gì?
3.Theo anh (chị) những phần quan trọng nhất trong công việc là gì? Tại sao chúng lại quan trọng?
4.Anh (chị) hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần khó nhất trong công việc?
5.Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong công việc là gì?
6.Những kiến thức nào quan trọng liên quan đến thực hiện công việc?
7.Những phần việc nào nên được ủy quyền? Cho ai? Như thế nào?
8.Loại tình huống nào thường gây ra căng thẳng nhất trong công việc?
9.Theo anh (chị) công việc đòi hỏi phải tham dự những cuộc họp như thế nào? Sẽ có báo cáo nào?
10.Lĩnh vực nào của công việc thường tạo ra sự hài lòng nhất? Hoặc không hài lòng nhất? Tại sao?
11.Theo anh (chị) có các quan hệ nào trong thực hiện công việc? Điều kiện lao động, quy chế lao động như thế nào?
12.Anh (chị) thường phải giám sát hoạt động công việc của những ai? Ở chức vụ nào?
13.Theo anh (chị) những khóa đào tạo , kỹ năng, kinh nghiệm đặc biệt cần có để thực hiện công việc tốt là gì?
14.Các máy móc, dụng cụ nào thường được sử dụng? Công dụng, tính năng, tác dụng, cách thức vận hành?
15.Trong toàn bộ quá trình làm việc, cần phải ra quyết định nào? Thời gian cần thiết để đưa ra các quyết định như vậy?
16.Theo anh (chị) công việc có những yêu cầu trách nhiệm nào về tiền bạc, mức độ an toàn hoặc những giá trị khác?
17.Công việc có những yêu cầu nào về trách nhiệm đối với khách hàng hoặc các mối liên hệ khác bên ngoài công ty?
18.Những tiêu chuẩn được sử dụng để được đánh giá là thực hiện tố công việc là gì?
2. Phương pháp chuyên gia (Phương pháp hội đồng):
Phương pháp này sử dụng một số chuyên gia am hiểu về công việc cần phân tích để thu thập thông tin xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc .Các chuyên gia này có thể là những người đã hoặc đang là người thực hiện công việc đó, cũng có thể họ là người giám sát, quản lý công việc này. Sự hiểu biết sâu sắc về công việc của các chuyên gia sẽ bảo đảm cho chất lượng phân tích công việc được nâng cao .Tuy nhiên điều này cũng chỉ ra rằng phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của các chuyên gia .Việc tập trung cùng lúc nhiều chuyên gia để đánh giá cũng là một khó khăn
3. Phương pháp quan sát:
Phương pháp này được áp dụng chủ yếu đối với các công việc làm việc bằng chân tay. Người phân tích sẽ quan sát toàn bộ quá trình làm việc của công nhân. Trên cơ sở các tài liệu ghi chép được từ nơi làm việc tổng hợp lại để hình thành bản mô tả công việc.
Hạn chế của phương pháp này:
-Rất tốn thời gian và công sức
-Không sử dụng được cho những công việc trí óc.
P5media.Vn
MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
I. Thông tin chung:
Vị trí: Nhân viên bán hàng
Bộ phận: Kinh doanh
Người quản lý trực tiếp:…………..
II. Mục tiêu công việc:
Thực hiện công việc bán hàng tại cửa hàng.
III. Nhiệm vụ cụ thể:
1. Đảm bảo hàng hoá tại bộ phận phải đầy đủ: mã, loại, quy cách…
2. Thuộc tất cả các mã hàng đang bán (cũ lẩn mới).
3. Nắm tốt các kỷ năng về sản phẩm: nguồn gốc, chất liệu, màu sắc, from sản phẩm, kiểu dáng, tính năng, bao bì, dịch vụ chăm sóc khách hàng.
4. Nhập hàng: Căn cứ vào lượng hàng tồn và tốc độ tiêu thụ của từng mã hàng, nhân viên sẽ lên bảng kê đặt hàng, sau đó chuyển cho cửa hàng trưởng xem và báo về công ty để đặït hàng. Phải luôn chủ động trong việc đặt hàng và đảm bảo mỗi tuần nhập ít nhất là 1 lần.
5. Kiểm hàng tồn: Đếm số lượng theo mã, mod tại từng bộ phận và tổng kết cho ra số tổng tồn. Phải luôn đảm bảo độ chính xác và tính trung thực trong việc kiểm hàng.
6. Xuất Bán: Thường xuyên có mặt tại khu vực trưng bày để giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm. Theo dõi tốc độ tiêu thụ của mỗi mã hàng và báo cáo chi tiết số lượng hàng cách 2 ngày/ lần.
7. Xuất Trả: Căn cứ vào mức độ tiêu thụ và ý kiến khách hàng cũng như thời gian tồn hàng , nhân viên bán hàng sẽ lên bảng kê xuất trả hàng về kho đối với những sản phẩm không còn phù hợp ( tứ sản phẩm bị lỗi, hỏng hóc, dơ, không còn được ưa chuộng, bán chậm……). Sau đó nhân viên sẽ làm việc trực tiếp với cửa hàng trưởng về bảng kê xuất trả và báo cáo về công ty. Mỗi lô hàng xuất trả sẽ được quản lý kênh và bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra lại trước khi nhập kho, khi đó các lỗi hỏng hóc quá nặng (không thể sửa) nếu do bảo quản không cẩn thẩn thì nhân viên sẽ bị trừ vào tiền trách nhiệm vào mỗi tháng. Thời gian xuất trả không được quá 2 lần/ tháng.
8. Bảo Quản Hàng Hoá: Các nhân viên có nhiệm vụ luôn chăm chút hàng hoá, giữ gìn vệ sinh sản phẩm, hướng dẫn khách hàng xem, kiểm tra sản phẩm đúng cách. Báo cáo ngay với cửa hàng trưởng khi phát hiện ra các hiện tượng mất mát, cố ý phá hoại sản phẩm.
9. Khi phát hiện trường hợp hàng hoá không đảm bảo chất lượng thì phải xếp lại (lập danh sách báo cáo tổng số lượng của từng loại và lý do xuất trả) và xuất trả về kho công ty.
10. Trưng Bày hàng hoá: Luôn luôn đảm bảo sào kệ luôn gọn gàng và tươm tất (dựa vào bảng hướng dẫn trưng bày).
11. Vệ sinh hàng hoá: vệ sinh sản phẩm, sào, kệ, hằng ngày.
12. Giao Tiếp Khách Hàng Và Kỷ Năng Về Sản Phẩm: Nắm tất cả các kỷ năng về sản phẩm như: chất liệu, màu sắc, kiểu dáng, tính năng…Giao tiếp khách hàng theo tài liệu đã huấn luyện.
13. Các Thông Tin Khác: Cập nhật thông tin về thông tin sản phẩm mới: from sản phẩm, chất liệu, màu, sắc, kiểu dáng… Thống kê về lượng khách hàng tại cửa hàng và (khách xem , thử, mua) đối với hàng công ty.Báo cáo được nguyên nhân tăng giảm tại cửa hàng. Cập nhật được các thông tin: hàng hoá, doanh thu và tỉ lệ tăng giảm của các nhà cung cấp tại cửa hàng lân cận.
14. Kiểm kê hàng hoá: Nộp hóa đơn bán hàng. Kiểm kê hàng hoá, cân đối sổ sách – nộp tiền. Bổ sung mặt hàng thiếu. Kiểm kê dụng cụ hổ trợ kinh doanh.
15. Huấn luyện sản phẩm mới: Nhận sản phẩm mới và tư liệu. Nghe hướng dẫn về sản phảm mới và học thuộc lòng.
16. Tư vấn và bán hàng: Phải thuộc lòng, nắm rõ các bước làm việc như trong tài liệu huấn luyện. Thường xuyên tìm khách hàng tiềm năng và thiết lập cuộc hẹn. Tiếp cận tư vấn và bán sản phẩm.
IV. Tiêu chuẩn:
1. Nam, nữ;Tuổi từ 20-27
2. Có kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng ít nhất 1 năm
3. Khả năng giao tiếp tốt.
4. Tốt nghiệp PTTH.
5. Ngoại hình khá trở lên.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét